Het huishoudelijk reglement van de Entlebucher Sennenhonden Vereniging Nedeland
U kunt hier de pdf file downloaden en eventueel afdrukken
Artikel 1
Toelating van leden
1.Zij die als lid tot de vereniging willen toetreden, vermelden bij hun schriftelijke aanmelding hun naam, adres, postcode ,woonplaats en ondertekenen het aanmeldingsformulier. Indien het een aanmelding als juniorlid betreft, wordt ook de geboortedatum vermeld. Bij het bereiken van de 18-jarige leeftijd wordt het juniorlid automatisch volledig lid. Bij een aanmelding als partnerlid wordt de naam van het regulier ingeschreven lid vermeld. De aangemelde personen heten aspirant-leden. De achternaam/ voorletters en woonplaats van de voornoemde aspirant-leden worden zo spoedig mogelijk in het orgaan van de vereniging gepubliceerd.
2.De secretaris deelt het bestuursbesluit omtrent de toelating binnen 4 weken na naamspublicatie in het verenigingsorgaan schriftelijk aan de betrokkene(n) mee. In geval van toelating wordt die per e-mail of brief meegedeeld, wordt een (digitale) kopie van de statuten en van dit huishoudelijk reglement bijgevoegd en een verzoek tot acceptatie van automatische incasso voor contributiegelden. Met ondertekening en terugzending naar de penningmeester van deze incasso verklaart het aspirant-lid zich akkoord met de statuten en het huishoudelijk reglement.
Toelating tot volledig lidmaatschap ontstaat dan, wanneer het aspirant-lid aan de toelatingscriteria voldoet volgens artikel 11 van de statuten, de jaarcontributie betaald heeft, binnen 14 dagen na naamspublicatie in het verenigingsorgaan geen bezwaar jegens het aspirant-lid voorligt bij het bestuur en het bestuur het aspirant-lid de toelating schriftelijk heeft bevestigd. Bezwaar jegens aspirant-leden dient schriftelijk en gemotiveerd plaats te vinden bij het bestuurssecretariaat binnen 14 dagen na naamspublicatie in het verenigingsorgaan.
In geval van niet-toelating van een aspirant-lid kan deze binnen 4 weken na datum van besluit beroep aantekenen bij het bestuur en wordt er gehandeld naar analogie van artikel 21, lid 7 van het huishoudelijk reglement.
3.In geval van niet-toelating worden bij datum van besluit per brief de motieven meegedeeld, die het bestuur tot zijn beslissing hebben geleid en restitueert de penningmeester het geïnde lidmaatschapsgeld onder inhouding van het entreegeld.
Personen die van lidmaatschap principieel worden uitgesloten zijn:
Personen die een functie vervullen bij een door de Federation Cynologique Internationale en Raad van Beheer niet-aangesloten kynologische vereniging.
Hondenhandelaren, die niet- hobbymatig honden verhandelen en op maatschappelijk onaanvaardbare wijze fokken als pure broodwinning.
Aspirant-leden die niet worden toegelaten zijn in ieder geval diegenen, die:
niet onvoorwaardelijk akkoord gaan met de statuten of het huishoudelijk reglement van de vereniging
veroordeeld zijn door de tuchtcommissie van de Raad van Beheer
veroordeeld zijn voor een vergrijp in relatie tot het houden van, handelen in of fokken van honden.
Bestuurs- en commissieleden moeten van onbesproken gedrag zijn en niet veroordeeld zijn voor fraude, verduistering van gelden en/of goederen of diefstal. Personen die bij een andere erkende kynologische vereniging een functie vervullen kunnen geen functie vervullen bij de ESVN.
Artikel 2.
Opzegging en ontzetting
1.Indien het bestuur voornemens is, een besluit tot opzegging of ontzetting te nemen als bedoeld in de artikelen 15, 16 of 17 van de statuten, dan stelt het bestuur het betrokken lid daarvan schriftelijk onder opgave van redenen in kennis.
2.Het betrokken lid kan binnen veertien dagen na dagtekening van ontvangst van het voornemen hiertegen bij het bestuur een bezwaarschrift indienen.
3.Het lid wordt voorts mondeling door het bestuur gehoord, als dat in het bezwaarschrift wordt gevraagd. Het bestuur kan ook anderen horen alvorens te besluiten.
4.In spoedeisende gevallen kan het bestuur besluiten tot opzegging of ontzetting over te gaan, doch niet dan nadat het betrokken lid is gehoord, dan wel de gelegenheid heeft gehad te worden gehoord.
5.Bij ontzegging of ontzetting verliest het lid alle aanspraken en heeft hij geen recht op terugbetalingen.
Artikel 3.
Voorzitter
1.De voorzitter behartigt de belangen van en bevordert de goede gang van zaken in de vereniging.
2.Hij leidt, behoudens het bepaalde in artikel 40 der statuten, de Algemene Vergaderingen en de vergaderingen van het bestuur. Hij ziet toe op de naleving van de statuten en reglementen van de vereniging en houdt daarop ook buiten de vergaderingen toezicht.
3.Hij bepaalt de volgorde van behandeling van zaken ter vergadering, zolang de vergadering zelf daarover geen besluit neemt.
4.Hij handhaaft de orde in de vergadering.
5.Hij ondertekent samen met de secretaris de notulen van alle vergaderingen en de belangrijke uitgaande brieven.
Artikel 4.
Secretaris
1.De secretaris voert de correspondentie van de vereniging, ondertekent alle uitgaande brieven en legt de belangrijke uitgaande brieven ter beoordeling en medeondertekening aan de voorzitter voor.
2.Hij maakt, behoudens het bepaalde in artikel 40 der statuten, de notulen van de Algemene Vergaderingen en van de bestuursvergaderingen. Hij zendt de notulen van een bestuursvergadering zo spoedig mogelijk na die vergadering in concept aan alle bestuursleden en agendeert de behandeling daarvan voor de eerstvolgende bestuursvergadering. Hij ondertekent de notulen na, eventueel gewijzigde, vaststelling samen met de voorzitter en neemt de eventueel door het bestuur aangebrachte wijzigingen tevens op in de notulen van de vergadering waarin tot deze wijzigingen werd besloten.
3.Hij draagt in overleg met de voorzitter zorg voor de opstelling van de agenda's en alle bijbehorende stukken voor de Algemene Vergaderingen en de bestuursvergaderingen en ziet toe op tijdige verzending daarvan.
4.Hij doet in iedere bestuursvergadering mededeling van alle ingekomen brieven. Aan het bestuur gerichte of voor het bestuur bestemde, maar bij andere bestuursleden ingekomen, brieven worden onverwijld door deze bestuursleden aan de secretaris doorgezonden.
5.Hij draagt zorg voor het bijhouden van een overzichtelijk archief, waarin naast alle inkomende en afschrift van alle uitgaande correspondentie en alle vergaderstukken en notulen ook alle overige voor de vereniging van belang zijnde stukken worden opgenomen.
6.Hij draagt zorg voor het voortdurend en nauwkeurig bijhouden van een ledenregister, waarin de namen, adressen en het soort lidmaatschap van alle leden zijn opgenomen. Dit register is voor alle leden bij de secretaris ter inzage.
7.Hij draagt er door registratie van de in een Algemene Vergadering aanwezige stemgerechtigde leden en door andere maatregelen zorg voor, dat bij eventuele stemmingen ieder aanwezig stemgerechtigd lid op zo doelmatig mogelijk wijze één stem kan uitbrengen.
8.Hij stelt het jaarverslag tijdig samen,zodat dit na vaststelling door het bestuur overeenkomstig artikel 33 van de statuten kan worden uitgebracht.
9.Het bestuur kan besluiten, dat een deel der werkzaamheden van de secretaris door een ander lid van het bestuur of, met toepassing van artikel 28 van de statuten en onder toezicht en verantwoordelijkheid van de secretaris, door een lid buiten het bestuur zal worden verricht .
Artikel 5.
Penningmeester
1.De penningmeester ziet, behoudens het bepaalde in het zevende lid, toe op het doen van alle ontvangsten en uitgaven der vereniging. Hij zorgt voor een tijdige inning van de jaarlijkse contributie der leden.
2.De penningmeester behoeft voorafgaande toestemming van het bestuur voor het doen van uitgaven tot een hoger bedrag dan €1000,00
3.De penningmeester is bevoegd, namens de vereniging bewijzen van ontvangst te ondertekenen. Hij kan deze bevoegdheid echter voor concreet omschreven ontvangsten tot ten hoogste €100,00 delegeren aan de beheerder van een dagelijkse kas als bedoeld in het zevende lid.
4.De penningmeester houdt nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens die van belang kunnen zijn voor de uitvoering van de artikelen 34 en 35 van de statuten.
5.Hij geeft tevens uitvoering aan artikel 34, tweede lid, van de statuten.
6.Hij stelt de begroting, onderscheidenlijk de balans en de staat van baten en lasten zo tijdig samen, dat deze na vaststelling door het bestuur overeenkomstig de artikelen 32 en 35 van de statuten kunnen worden uitgebracht. In de begroting worden naast de ramingen voor het nieuwe jaar ook de ramingen voor het voorafgaande jaar en de uitkomsten van het laatst afgesloten jaar vermeld. In de staat van baten en lasten worden naast de uitkomsten van het betreffende jaar ook de ramingen voor dat jaar en de uitkomsten van het voorafgaande jaar vermeld.
7.Het bestuur kan bepalen, dat andere bestuursleden dan de penningmeester of leden van een door het bestuur ingestelde commissie bevoegd zijn tot het doen van ontvangsten en uitgaven tot ten hoogste €100,00, en belast zijn met het beheer van de daaruit voortvloeiende dagelijkse kas, een en ander voor zover dit direct verband houdt met hun specifieke bestuur- of commissietaak. Het saldo van een dergelijke kas mag niet meer bedragen dan een daartoe door het bestuur bepaald bedrag; het meerdere wordt onverwijld aan de penningmeester afgedragen. De beheerder van een dagelijkse kas is voor zijn beheer verantwoording schuldig aan de penningmeester. Hij houdt daartoe nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens die de penningmeester noodzakelijk acht en verschaft de penningmeester daarvan een overzicht zo dikwijls deze dat verlangt. De penningmeester draagt er zorg voor, dat ook alle ontvangsten en uitgaven die door andere bestuursleden en commissieleden zijn gedaan, in de boeken der vereniging worden verantwoord.
Artikel 6.
Bestuursvergaderingen
1.Het bestuur vergadert als de voorzitter of ten minste de helft van de andere zittende bestuursleden dit wenselijk acht.
2.De bestuursleden worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste veertien dagen tevoren van de door de voorzitter bepaalde dag, uur en plaats van de vergadering in kennis gesteld.
3.De agenda, vermeldende de te behandelen onderwerpen, en eventuele toelichtende stukken worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, zo tijdig aan alle bestuursleden toegezonden dat deze zich op verantwoorde wijze op de vergadering kunnen voorbereiden.
4.Indien het tweede en derde lid niet in acht zijn genomen of het betreffende onderwerp in de agenda niet duidelijk is omschreven, dan kan ter vergadering slechts een besluit worden genomen indien ten minste twee/derde van het aantal zitting hebbende bestuursleden aanwezig is en met het nemen van een besluit instemt.
5.Over alle besluiten wordt zo nodig mondeling gestemd, nadat de voorzitter het voorstel waarover gestemd moet worden, duidelijk heeft geformuleerd. De volstrekte meerderheid is behaald indien ten minste één stem meer vóór dan tegen het voorstel is uitgebracht, waarbij blanco stemmen niet worden meegerekend.
Artikel 7.
Einde bestuurslidmaatschap
Ieder die ophoudt lid van het bestuur te zijn, is verplicht binnen veertien dagen na het einde van zijn bestuurslidmaatschap alle onder hem berustende verenigingsstukken en eigendommen van de vereniging behoorlijk geordend aan zijn opvolger of aan een ander daartoe door het bestuur aan te wijzen bestuurslid over te dragen. Het bestuur kan deze termijn verlengen.
Artikel 8.
Commissies
1.De leden van commissies als bedoeld in artikel 28 van de statuten worden door het bestuur benoemd. Zij kunnen te allen tijde door het bestuur worden geschorst en ontslagen.
2.Een door het bestuur ingestelde commissie kan te allen tijde door het bestuur worden opgeheven.
3.De benoeming tot lid van een commissie geschiedt voor de duur van twee jaren. Een aftredend commissielid is terstond hernoembaar.
4.Een commissie wijst in overleg met het bestuur één van haar leden als haar voorzitter aan.
5.Elke commissie brengt twee maal per jaar of zoveel eerder als het bestuur dit verlangt schriftelijk verslag over haar werkzaamheden in het verstreken verenigingsjaar aan het bestuur uit.
6.Een commissie is voor haar werkzaamheden uitsluitend aan het bestuur verantwoording verschuldigd.
7.Ieder die ophoudt lid van een commissie te zijn, is verplicht binnen veertien dagen na het einde van zijn commissielidmaatschap alle onder hem berustende verenigingsstukken en eigendommen van de vereniging behoorlijk geordend aan zijn opvolger of aan een ander daartoe door het bestuur aan te wijzen commissielid over te dragen. Het bestuur kan deze termijn verlengen.
Artikel 9.
Kascommissie; tussentijds onderzoek
1.De kascommissie is te allen tijde bevoegd, hetzij op verzoek van het bestuur, hetzij uit eigen beweging, een tussentijds onderzoek in te stellen. Artikel 36, derde en vierde lid, der statuten is op een dergelijk tussentijds onderzoek van overeenkomstige toepassing.
2.Een tussentijds onderzoek wordt in ieder geval ingesteld wanneer een aftredend penningmeester de boekhouding en de kas en waarden aan zijn opvolger overdraagt.
3.De kascommissie brengt van een tussentijds onderzoek schriftelijk verslag aan het bestuur uit.
Artikel 10.
Algemene Vergaderingen; agendapunten en voorstellen
1.De Algemene Vergadering kan geen besluiten nemen over een onderwerp, dat niet duidelijk in de agenda als te behandelen agendapunt is omschreven.
2.Van brieven die aan de Algemene Vergadering zijn gericht, wordt in de eerstvolgende Algemene Vergadering bij de behandeling van het agendapunt ‘ingekomen stukken' mededeling gedaan. Zij vormen geen onderwerp van beraadslaging indien zij niet afzonderlijk als te behandelen agendapunt op de agenda zijn vermeld of met een ander agendapunt verband houden, tenzij de vergadering anders besluit. De Algemene Vergadering kan echter ook in dat geval niet afwijken van het eerste lid.
3.Ieder lid kan ter vergadering over één agendapunt niet vaker dan twee maal het woord voeren, tenzij met toestemming van de voorzitter of van de vergadering.
4.Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een voorstel van orde doen. Een dergelijk voorstel betreft de wijze van behandeling van de agenda of van een agendapunt.
5.Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een duidelijk omschreven voorstel indienen betreffende een agendapunt dat aan de orde is. Het voorstel vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien het door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
6.Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een amendement indienen [Amendementen met betrekking tot een voorstel tot statutenwijziging moeten echter ten minste een week voor de vergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend.]. Een amendement behelst een duidelijk omschreven voorstel tot wijziging van een voorstel dat aan de orde is. Het amendement vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien het door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
7.Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een motie indienen. Een motie behelst een duidelijk omschreven voorstel om een oordeel uit te spreken of een verzoek te doen. De motie vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien deze door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund. Een motie die niet betrekking heeft op een bepaald agendapunt, kan bij de rondvraag worden ingediend.
8.Indien in een aangenomen motie aan het bestuur gevraagd wordt iets te doen of na te laten, het nemen van besluiten daaronder begrepen, dan beraadt het bestuur zich in de eerstvolgende bestuursvergadering en maakt zijn genomen besluit in het eerstvolgende verenigingsorgaan bekend. Indien het bestuur besluit aan de motie geen gevolg te geven, is het verplicht het onderwerp op de agenda voor de eerstvolgende Algemene Vergadering als te behandelen agendapunt te vermelden.
Artikel 11.
Algemene Vergaderingen; stemmingen
1.Een in een Algemene Vergadering uitgebrachte stem is ongeldig, indien de keuze van het betreffende lid daaruit naar het oordeel van de voorzitter of, als een stembureau is gevormd, naar het oordeel van het stembureau niet duidelijk en ondubbelzinnig blijkt.
2.Een schriftelijke stemming is ongeldig, indien meer stemmen zijn uitgebracht dan er stemgerechtigde leden aanwezig zijn en het verschil op de uitslag van de stemming van invloed kan zijn.
Artikel 12.
Algemene Vergaderingen; orde
De voorzitter kan aan een lid dat ter vergadering onfatsoenlijke taal gebruikt of zich op andere wijze misdraagt, na waarschuwing het recht ontnemen om bij het betreffende agendapunt of gedurende de gehele vergadering verder het woord te voeren. Bij herhaald wangedrag kan de voorzitter het lid het recht ontnemen de vergadering verder bij te wonen.
Artikel 13.
Contributie en entreegeld
1.De contributie en het entreegeld worden jaarlijks door de ALV vastgesteld in dezelfde vergadering, waarin de begroting voor enig verenigingsjaar wordt goedgekeurd
2.Voor nieuwe leden gaat de contributie in per eerste van de maand, waarin zij volledig lidmaatschap krijgen. Voor bestaande leden per eerste januari van het volgende verenigingsjaar. Zij betalen zonder dat daarom gevraagd wordt de contributie voor enig verenigingsjaar altijd in de maand januari.
3.Aan leden , die in de loop van het verenigingsjaar opzeggen of opgezegd worden, wordt geen restitutie verleend van de verschuldigde contributie of het entreegeld.
4. Aspirant- leden worden pas volledig lid , nadat het entreegeld en de contributie voor het lopende verenigingsjaar zijn ontvangen door de penningmeester. Aspirant-leden, die in de loop van het verenigingsjaar volledig lid worden , zijn naast het entreegeld per maand 1/12 van de jaarcontributie verschuldigd. De penningmeester kan een herinnering zenden, maar is dit niet verplicht. Indien de contributie niet (volledig) betaald is per 1 maart, wordt aangenomen dat het betreffende lid niet aan zijn betalingsverplichting wil voldoen. De penningmeester zal het betreffende lid een bericht sturen conform artikel 15 van de statuten.
Artikel 14.
Representatie
De leden wekken tegenover derden niet de indruk dat zij de vereniging representeren, tenzij zij deel uitmaken van het bestuur of door het bestuur uitdrukkelijk tot representatie zijn gemachtigd in een door het bestuur ingestelde commissie.
Artikel 15.
Orgaan der vereniging
1.Het bestuur bevordert, dat vier maal per jaar een verenigingsorgaan verschijnt.
2.Het bestuur benoemt op grond van artikel 28 van de statuten een redactiecommissie, bestaande uit een bestuurslid als gedelegeerde van het bestuur en ten minste twee leden die geen lid van het bestuur zijn. Het tweede lid van dat artikel is, behoudens het in dit artikel bepaalde, niet van toepassing.
3.Het bestuur bepaalt binnen de grenzen van de begroting de omvang en vormgeving van het clubblad na overleg met de redactiecommissie.
4.De redactiecommissie bepaalt de inhoud van het clubblad met inachtneming van het in dit artikel bepaalde.
Zij beslist bij meerderheid van stemmen over de plaatsing van artikelen en andere bijdragen. Staken de stemmen, dan wordt geacht tot plaatsing te zijn besloten.
5.Indien de plaatsing van een door een lid ingezonden bijdrage wordt geweigerd, dan wordt de kopij binnen
twee maanden na inzending aan de inzender teruggezonden onder opgave van de reden van weigering. Indien het betrokken lid zich met deze weigering niet kan verenigen, dan kan hij zich ter zake schriftelijk tot het bestuur wenden. Het bestuur neemt zo mogelijk in zijn eerstvolgende vergadering een beslissing en deelt
deze schriftelijk en gemotiveerd mee aan de inzender en aan de redactiecommissie. Indien het bestuur alsnog tot plaatsing besluit, is de redactiecommissie tot plaatsing verplicht. Zij kan echter onder verwijzing naar het bepaalde in dit lid tot uitdrukking brengen, dat plaatsing onder verantwoordelijkheid van het bestuur
geschiedt.
6.In het verenigingsorgaan worden in ieder geval vermeld, c.q. opgenomen:
a.de namen en adressen van de bestuursleden;
b.de door het bestuur ingestelde commissies en het correspondentieadres van deze commissies;
c.mededelingen van het bestuur en van de commissies;
d.nieuwe (aspirant) leden;
e.opzeggingen
f.tentoonstellingsuitslagen van honden, opgenomen in het verenigingsbestand
g.uitslagen van gezondheidsonderzoeken van honden , opgenomen in het verenigingsbestand
h.activiteitenagenda;
7.Het advertentietarief wordt door het bestuur bepaald. Het bestuur beslist omtrent de plaatsing van
advertenties.
Vergoedingen
1.De leden van het bestuur kunnen desgevraagd ten laste van de vereniging een vergoeding krijgen voor noodzakelijk gemaakte reis- en verblijfkosten, porti, telefoonkosten, kantoormateriaal -en andere materiaalkosten.
2.De vergoeding voor reiskosten wordt gebaseerd op de kosten van openbaar vervoer, tenzij de reis doelmatiger per auto kan worden gemaakt, in welk geval per gereden kilometer een bedrag wordt vergoed, dat door de Algemene Vergadering wordt bepaald. De overige vergoedingen zijn gelijk aan de werkelijk gemaakte kosten.
3.Het bestuur kan voor de te vergoeden verblijfkosten maxima bepalen. Voor meerdaagse reizen en voor reizen naar het buitenland is voorafgaande toestemming van het bestuur nodig.
4.De kosten moeten schriftelijk gedeclareerd worden in het jaar waarin zij zijn gemaakt. De penningmeester gaat niet tot uitbetaling over dan nadat de declaratie door de voorzitter of, als het de voorzitter zelf of een niet-bestuurslid betreft, door een ander daarvoor het meest in aanmerking komend bestuurslid voor akkoord is mede ondertekend.
5.Het bestuur kan bepalen, dat dit artikel ook van toepassing is op leden van commissies en op anderen die ter uitvoering van een bestuursopdracht kosten hebben gemaakt.
Artike17.
Introductie
Ieder lid kan met toestemming van de voorzitter één persoon introduceren bij bijeenkomsten en vergaderingen, tenzij het bestuur heeft bepaald dat voor een bepaalde bijeenkomst of vergadering introductie niet is toegestaan. Op introductie bij een Algemene Vergadering is echter uitsluitend artikel 39, tweede lid, der statuten van toepassing.
Artikel 18.
Huishoudelijk reglementwijziging
Tot wijziging van dit reglement wordt besloten door de Algemene Vergadering.
Artikel 19.
Nieuwe inzichten
Het bestuur is gerechtigd op grond van nieuwe inzichten in wetenschappelijke kennis besluiten te nemen, die in het belang van het ras eerder gemaakte overeenkomsten en toezeggingen ongedaan maken.
Artikel 20
Onvoorziene gevallen
In gevallen waarin de wet, de statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Over zijn beslissing legt het bestuur al dan niet desgevraagd verantwoording aan de Algemene Vergadering af.
Artikel 21
Interne Gedragscode
Het bestuur van de ESVN vindt het wenselijk een gedragscode op te stellen voor alle leden van de vereniging, in het bijzonder voor bestuurs- en commissieleden, met als doel persoonlijke belangen niet te laten prevaleren boven het belang van de ESVN en andere ongewenste situaties voor de vereniging te voorkomen en besluit tot onderstaande artikelen:
1.Leden mogen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur geen transacties aangaan met relaties met wie zij in de uitoefening van een functie binnen de ESVN ontactenonderhouden.Onder transacties worden ook verstaan transacties ten behoeve van partners en bloed- en aanverwanten
2.Geschenken, zomede geld, cheques, waardebonnen, uitnodigingen voor reizen of bijwonen van evenementen worden niet als relatiegeschenk gegeven of geaccepteerd. Wanneer iemand door een relatiegeschenk in verlegenheid wordt gebracht, meldt hij dit aan het bestuur.
3.Alleen met toestemming van het bestuur mogen commissieleden een nevenfunctie aanvaarden, waarvan de uitoefening daarvan de schijn zou kunnen wekken van een conflicterend belang met de belangen van de vereniging. Een bestuurslid zelf heeft hiervoor de toestemming van de ALV nodig.
4.Een onkostenvergoeding voor het bijwonen van een vergadering of evenement, de aanschaf van kantoorbehoeften of ander materiaal voor een goede taakuitoefening van een bestuurs-of commissielid kan maximaal de werkelijk gemaakte kosten bedragen (zie artikel 16 van het H.R.)
5.Leden zijn verplicht tot volledige geheimhouding tegenover derden van alle vertrouwelijke verenigingsaangelegenheden voor zover dit niet in strijd is met een wettelijke plicht tot openbaarmaking. Ook de aan de vereniging toevertrouwde persoonsgegevens, hondengegevens, foto's, bestanden, etc. vallen hieronder. De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van het lidmaatschap van kracht. Het bestuur kan schriftelijk ontheffing verlenen in overleg met de eigenaar van voornoemde gegevens, foto's en bestanden.
6.Wanneer leden van de vereniging op de hoogte zijn van overtreding van de gedragscode door anderen, moeten zij dit melden aan het bestuur. Uitlokking tot overtreding moet eveneens worden gemeld. Het bestuur behandelt meldingen conform artikel 21.8.van het H.R.)
7.Als een lid de gedragscode op enigerlei wijze schendt, zal eerst via onderzoek en bemiddeling door het bestuur gekeken worden naar een oplossing. Als er geen oplossing voorligt, zal het bestuur doorverwijzen naar arbitrage door de permanente geschillencommissie. Als een bestuurslid de gedragscode op enigerlei wijze schendt, treedt direct de arbitrage in werking. Voor geschillen aangaande deze Interne Gedragscode benoemt het bestuur een permanente geschillencommissie conform artikel 45 van de Statuten. De schriftelijke uitspraken van deze commissie zijn bindend voor alle partijen.
8.Het bestuur kan bij overtreding van de gedragscode en/of reglementen van de vereniging tot sancties overgaan die, afhankelijk van de ernst van het geval, kunnen variëren van normale aansprakelijkheid tot ontzetting uit een functie op staande voet of opzegging conform de artikelen 15,16 en 17 van de statuten.
9.Wanneer een bepaalde situatie niet is beschreven, maar in strijd is met de geest van de interne gedragscode, beslist het bestuur over de toepasselijkheid van de code en over de eventuele sancties.
Opgemaakt 07-11-2009
Goedgekeurd door de leden van de ESVN in de algemene ledenvergadering van 7 november 2009